Bir Alacağın Şüpheli Alacak Sayılabilmesi İçin Gerekli Şartlar ve Muhasebeleştirilmesi

I- GİRİŞ

Vadesinde tahsil edilemeyen ve ileride tahsil edilip edilemeyeceği kesin olarak belli olmayan senetli veya senetsiz alacaklar “şüpheli alacak” durumundadır. Senetli veya senetsiz alacakların şüpheli hale gelmeleri ve bu konu ile ilgili işlemler VUK’nun 323. maddesi ile düzenlenmiştir. Bu hale gelmiş alacakların normal alacaklar arasından çıkarılması gerekir.

213 sayılı VUK’nun 323. maddesine göre ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile ilgili olmak şartıyla;

Dava veya icra safhasında bulunan alacaklar, yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş bulunan dava ve icra takibine değmeyecek derecede küçük alacaklar, şüpheli alacak sayılır.

A- ALACAK, TİCARİ VE ZİRAİ KAZANCIN ELDE EDİLMESİ İLE İLGİLİ OLMALIDIR:

213 sayılı VUK’nun 323. maddesinin 1. fıkrasında; bir alacağın şüpheli alacak olarak değerlendirilebilmesi için, o alacağın ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile ilgili olması gerektiği madde hükmünde açıkça belirtilmiştir. Bir alacağın ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile ilgili olduğunun kabul edilebilmesi için, o alacağın daha önce hasılat olarak kayıtlara alınmış olması zorunludur. Daha önce hasılat olarak yazılmamış bir alacak için karşılık ayrılması da mümkün değildir.

B- DEFTERLER, BİLANÇO ESASINA GÖRE TUTULMUŞ OLMALIDIR:

213 sayılı VUK’nun 323. maddesinde, şüpheli alacakların gider yazılabilmesi için pasifte karşılık ayrılması zorunlu olduğundan, mükellefin muhasebe hesaplarında karşılık ayrılmaya uygun bir plan dahilinde tutulması gerekmektedir. Bu nedenle, karşılık ayırma işlemini bilanço esasına göre defter tutan mükellefler gider yazabilmektedir. İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükelleflerin alacakları için karşılık ayırmaları veya başka bir şekilde gider yazmaları olanaklı değildir.

C- ALACAK TEMİNATSIZ OLMALIDIR:

213 sayılı VUK’nun 323.maddesinde, “teminatlı alacaklarda bu karşılık teminattan geri kalan miktara inhisar eder” hükmü ile şüpheli alacaklar için karşılık ayrılabilmesi için alacağın teminatsız olması şartı aranmıştır. Alacağın bir kısmının teminata bağlanmış olması durumunda, teminattan geri kalan kısım için karşılık ayrılması mümkündür.

D- ALACAĞIN TAHSİLİ ŞÜPHELİ HALE GELMİŞ OLMALIDIR:

213 sayılı VUK’nun 323. maddesinde, dava veya icra safhasında olan alacaklar ile yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş olan dava ve icra takibine değmeyecek derecede küçük olan alacaklar, şüpheli alacak olarak değerlendirilmektedir.

E- ALACAK, DAVA VE İCRA SAFHASINDA OLMALIDIR:

Bir alacağın şüpheli alacak olarak sayılabilmesi için dava açılması veya icra safhasında olması ve bu koşulların da mahkeme ilamı ve diğer belgeler ile ispatlanmış olması gerekmektedir.([1]) Şüpheli alacakların dava veya icra safhasında olması için, mahkemeye dava açılmaya ilişkin veya icra takibine ilişkin dilekçenin verilmesi yeterlidir. Ancak burada önemli olan, dava için sadece şekli bir başvurunun yapılmış olması, alacağın şüpheli sayılması için yeterli sayılması için yeterli olmayacağıdır. Dava açılıp, davanın takipsizlik nedeniyle mahkemede görülmemesi, icraya intikal eden talebin ödeme emriyle desteklenmemesi gibi durumlarda, davanın şeklen dava ve icra safhasında olmakla beraber, özünde alacağın tahsiline yönelik olmadığından karşılık ayrılmasına itiraz edilebilmektedir.

F- ALACAĞIN, YAPILAN TAKİPLERE DEĞMEYECEK KADAR KÜÇÜK OLMASI:

Şüpheli alacak karşılığı ayrılabilmesinde aranan diğer bir şart da; alacağın yapılan protestoya veya yazı ile birden fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş bulunan dava veya icra takibine değmeyecek kadar küçük olmasıdır.

Tek Düzen Muhasebe Sistemi çerçevesinde aşağıdakilerden birisinin varlığı halinde alacak şüpheli hale gelir ve karşılık ayrılması gerekir. Ödeme süresi geçen bir alacağın;

En az iki defa vadesi uzatılmış,
Protesto edilmiş,
Yazı ile en az iki defa istenmiş,
İcra safhasına aktarılmış

olması halinde söz konusu alacak şüpheli hale gelmiştir. Bunun için karşılık ayrılması zorunludur.

G- KARŞILIK AYRILACAK ALACAĞIN VADESİNİN GELMİŞ OLMASI:

Vadesi henüz gelmeyen alacaklar için karşılık ayrılması mümkün bulunmamaktadır.

H- DEĞERLEME GÜNÜ İTİBARIYLA ALACAĞIN ŞÜPHELİ HALE GELMİŞ OLMASI:

Bir alacağa ilişkin olarak değerleme günü itibarıyla, yani dönem sonlarında, karşılık ayrılabilmesi için söz konusu alacağın şüpheli hale gelmiş olması gerekmektedir. Alacak dönem içerisinde şüpheli hale gelmiş olsa dahi alacağa ilişkin herhangi bir vade uzatımı, taksitlendirme gibi nedenlerle ödeme planında değişiklik yapılması söz konusu olması durumunda karşılık ayrılması mümkün olmayacaktır.

I- ŞÜPHELİ ALACAK KARŞILIĞININ KDV KARŞISINDAKİ DURUMU NEDİR?

Uygulamada karşılaşılan ve yaşanan sorunlardan biri de karşılığın KDV dahil mi yoksa hariç tutar üzerinden mi ayrılacağıdır.

Buna göre, KDV konusu VUK’nun 334 No.lu Tebliği’nde açıkça belirtilmiştir. 334 No.lu Tebliğ’de KDV’nin ekonomik faaliyetlerin doğal bir sonucu olarak ortaya çıkan ve işletme alacaklarının bir unsurunu teşkil eden ve doğrudan doğruya kredili mal veya hizmet satışlarının ifasından kaynaklanan bir alacak olduğu açıklanmakta ve VUK’nun 323. maddesinde yer alan şartların gerçekleşmesi ile birlikte, dönem kayıtlarına girmiş olması ve beyannamede beyan edilmesi koşuluyla KDV dâhil tutar için karşılık ayrılabileceği belirtilmektedir.

II- MUHASEBE KAYITLARI

VUK’nun 323. maddesi uyarınca; anılan maddede belirtilen koşullara uyan alacaklar için, değerleme gününün tasarruf değerine göre pasifte karşılık ayrılabilir. Ayrılan karşılığın hangi alacaklara ait olduğu karşılık hesabında da gösterilmesi gerekir.

Ayrıca şüpheli alacakların sonradan tahsil edilen miktarları tahsil edildikleri dönemde kâr-zarar hesabına intikal ettirilir.

Diğer taraftan şüpheli alacak karşılığı ancak, alacağın şüpheli hale geldiği yıl için ayrılabilir. Alacağın şüpheli hale geldiği yılda karşılık ayırmayan mükellefler daha sonra bu haklarını kaydederler. Zira şüpheli alacaklar karşılığı ayrılması ihtiyaridir. Mükelleflerin ilgili yılda karşılık ayırmamaları durumunda, tercihlerini karşılık ayırmama yönünde kullandıkları kabul edilecektir. Dolayısıyla ayrılan karşılıkların ilgili yıl hesaplarında gösterilmesi gerekir.

Şüpheli hale gelen alacakların muhasebe kayıtlarının aşağıdaki gibi olması gerekir.