KEP (KAYITLI ELEKTRONİK POSTA) UYGULAMASI İLE İLGİLİ PANİK YAPMAYINIZ…!

I- Giriş

İnternet kullanımının yaygınlaşmasıyla beraber elektronik posta kullanımı da artmıştır.

E-posta adresi ediniminin kolay olması, düşük maliyet, internet hızının artması önemli etkenlerdir.

Bu durum bazı sakıncaları da beraberinde getirmiştir.

Birincisi, gönderici ve alıcının kimliğinin kesin olarak tespit edilememesidir.

İkincisi, gönderilen iletilerin gönderim zamanlarının kayıt altına alınamaması ve değiştirilebilir olmasıdır.

Üçüncüsü ise, gönderilen içeriklerin yolda değişebiliyor olmasıdır. Alınan içeriğin, gerçekten gönderilen içerik olup olmadığından emin olunamamaktadır. Standart elektronik posta, dünyanın hiç bir yerinde yüzde yüz yasal geçerli ve güvenilir bir haberleşme yolu olarak kabul edilmemektedir. Bu nedenle, kayıtlı elektronik posta (KEP) ihtiyacı ortaya çıkmıştır.

II- KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP) NEDİR?

Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir (25.08.2011 Kep Yönetmeliği md. 4/i).

KEP İlgili kanun, tebliğ ve yönetmeliklerde belirtilen nitelikleri ile kesin delil hükmündedir.

Bu nitelikleri ile hukuken noterden tebliğ edilen belge ile eş değerdedir.

Kapalı devre bir sistemdir, ancak kep’ten kep’e gönderim yapmak mümkündür.

III- KEP MEVZUATI

Kayıtlı Elektronik Posta sistemi ile ilgili yasal düzenleme 13.01.2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda yer almıştır. Kanun’un ilgili hükümleri aşağıdaki gibidir;

• 18. maddesinin üçüncü fıkrası: “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.”

• 1525. maddesinin ikinci fıkrası: “Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.”

IV- KEP – STANDART e-POSTA KARŞILAŞTIRMASI

(1) .tr uzantılı alan adları için belge ibraz etmek gerekiyor.

(2) Ptt, Tnbkep, Türkkep verileri ile DorukNet, Natro ve Sadece Hosting firmalarının tarifeleri baz alınmıştır.

(3) BTK (Bilgi Teknolojileri Kurumu), ETSI (Avrupa Telekomünikasyon Standartları Enstitüsü)

(4) 10 MB’dan büyük iletiler ek ücret ile gönderilebiliyor.

V- KEP HESABI NASIL ALINIR?

KEP hizmet sağlayıcısına aşağıdaki belgeler ibraz edilerek, kullanıcı sözleşmesi imzalanır ve KEP hesabı açılır.

–          MERSİS numarasını kullanarak KEP adresi almak için; MERSİS kaydı ve numarası.

–          MERSİS numarası olmadan KEP adresi almak için; Tüzel Kişi Adı / Unvanı

–          Ticaret Sicil Memurluklarından alınacak Ticaret Sicil Tasdiknamesi veya Faaliyet Belgesi

–          İşlem Yetkilisi veya Yetkililerinin tüzel kişi nam ve hesabına KEP hesabı kullanmaya yetkili olduklarını gösteren tüzel kişinin yetkilisi tarafından onaylanmış yazılı beyan

–          Tüzel kişi adına KEP hesabı başvurusunda bulunan kişilerin yetkili olduklarını gösteren belge (imza sirküleri veya vekaletname aslı veya noter tasdikli suretinin gösterilmesi zorunludur),

–           Kurumsal KEP Hesabı Başvuru Formu.

VI- KEP HİZMET SAĞLAYICILARI

VII- TİCARİ İŞLEMLERDE KEP YAYGINLAŞABİLİR Mİ?

Aşağıdaki listeye bakıldığında KEP hemen hemen bütün ticari belge gönderim ve alımlarında kullanılabilecek bir uygulamadır. Noterden gönderilen belgelere eş değer olduğu için kullanıcılara hem zaman, hem para kazandırmaktadır. Konuya biraz mali müşavirlerin, işletmelerin muhasebe servislerinin gözüyle bakarsak, birkaç rutin işlem üzerinden projeksiyon yapabiliriz.

Örneğin, faturaların muhataplara tebliğ edilmesi, cari hesap mutabakatları, ücret bordrolarının çalışanlara imzalatılması gibi hali hazırda ıslak imza ile yapılmak zorunda olan işlemlerin

Kep ortamına taşınması tasarruf ve verimlilik sağlayacak, işlemleri hızlandıracak, ihtilafları azaltacaktır. Bunun için KEP hizmet sağlayıcılarının mevcut uygulamalara entegrasyon sağlayıp, kep kullanımını basitleştirmeleri önem arzetmektedir. Diğer taraftan devletinde hem çevrecilik, hem tasarruf, hem ekonomik gelişme bağlamında KEP kullanımına teşvik etmesi, kamu uygulamalarında

Kullanılmasında öncülük etmeli. Ticari hayatımızda hızla devam eden e-dönüşüm sürecine geçiş aynı zamanda ekonomik külfetlerde getirmektedir. E-dönüşümün finansmanında teşvik ve ucuz kredi sağlanması süreci hızlandıracaktır.

Nitekim devlet 19.01.2013 tarihinde yayınlamış olduğu elektronik tebligat yönetmeliği ile önemli bir adım atmıştır. Yönetmeliğe göre; anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Bu şirketlere son bir yazılı tebligat yapılarak, müteakip tebligatların elektronik ortamda yapılacağı bildirilecektir. Ancak aradan 12 ay geçmesine rağmen bu son tebligat henüz yapılamamıştır, herkes bu son düzenlemeyi beklemektedir. Kamu kurumlarının bu adımı atması kep’in yaygınlaşmasını hızlandıracaktır.

KEP’in yaygın kullanılabileceği işlemler:

• Resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı

• Kamu Kurumları arasında ve kurum içi yazışmalar
• Kurumlar, şirketler ve şahıslar arasında yazışmalar
• Beyanname, Bildirge
• Bildirim / Başvuru
• Tebligat
• İhtar / İhbar / Teyit / Dilekçe
• İştirak Taahütnamesi
• Abonelik / Üyelik
• Elektronik Fatura
• Duyuru / Dilekçe
• Banka Hesap Ekstreleri / Kredi Kartı Ekstreleri
• Ödeme Emri
• Sipariş / Sipariş Onay
• Sözleşme / Teklif / Kira Kontratı
• Sigorta İşlemleri
• Fatura / Mutabakat / Dekont / Makbuz
• Kredi Başvuruları
• Bordro / İzin formları
• İhale Teklifleri
• Şirket İçi Yazışmalar
• Müşteri Bilgilendirme / İtiraz
• Telif Hakkı

VIII- SONUÇ

Elektronik posta ile haberleşmenin taraflar arasında teknik olarak güvenli ve hukuken geçerli bir şekilde yapılabilmesi için ilave güvenlik hizmetlerine gereksinim duyulmuş, bu ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilen kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. Ülkemizde yaygınlaşabilmesi için devletin öncülük etmesi, hizmet sağlayıcıların pratik entegrasyon imkanları sunması ve finansmanı konusunda teşvik ve kredi sağlanması önem arzetmektedir.

Yararlanılan Kaynaklar:

– Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 25.08.2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi Gazete

– Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ, 25/08/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi Gazete

– Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ, 16/05/2012 ve 28294 sayılı Resmi Gazete

– Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminde Kullanılan İşlem Sertifikasına İlişkin Usul Esas,06.06.2012 tarih ve 2012DK-15259 sayılı Kurul Kararı

– Elektronik Tebligat Yönetmeliği, 19.01.2013 tarih ve 28533 sayılı resmi gazete,

– Kayıtlı Elektronik Posta rehberi ve kayıtlı elektronik posta hesabı adreslerine ilişkin tebliğde değişiklik yapılmasına ilişkin tebliğ 06.03.2013 tarih ve 28579 sayılı resmi gazete,

– 3. Bölümde listelenen KEP mevzuatı,

– 07.11.2010 tarih ve 27752 sayılı resmi gazetede yayınlanan internet alan adları yönetmeliği,

– ETSI (Avrupa Telekomünikasyon Standartları Enstitüsü) KEP standartları

– Yaklaşım Dergisi Şubat 2014 sayısı.